Pravilnik o zaštiti i obradi arhivskog i dokumentarnog gradiva

Na temelju članaka 6. i 10. Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (Narodne novine, 61/18 i 98/19), članka 17. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (Narodne novine 63/04 i 106/07), članka 11. Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (Narodne novine, 90/02) te članka 47. Statuta Gradske knjižnice Biograd Klasa: 612-04/19-01/19, Ur.broj: 2198/16-09-19-13 od 26. lipnja 2019. godine, Ravnateljica Gradske knjižnice Biograd na Moru, dana 28. listopada 2019. godine donijela je   

PRAVILNIK O ZAŠTITI I OBRADI ARHIVSKOG I DOKUMENTARNOG GRADIVA

Članak 1.

(1) Pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskog i dokumentarnog gradiva (dalje u tekstu: Pravilnik) u Gradskoj knjižnici Biograd na Moru (dalje u tekstu: Knjižnica) uređuje se uredsko poslovanje, prikupljanje, odlaganje, način i uvjeti čuvanja, obrada i izlučivanje, zaštita i uporaba arhivskog i dokumentarnog gradiva koje je nastalo, zaprimljeno ili se rabi u radu i poslovanju Knjižnice te predaja gradiva ovlaštenom arhivu. 

(2) Sastavni dio ovoga pravilnika je Poseban popis arhivskog i registraturnog gradiva s rokovima čuvanja, koje nastaje u radu i poslovanju Knjižnice. 

Članak 2.

(1) Sva tijela i radnici Knjižnice dužni su primjereno dokumentirati obavljene poslove i akte koje donose u okviru svoga djelovanja. 

(2) Dokumentacija koja nastaje ili se koristi u radu Knjižnice, treba se evidentirati, obraditi i zaštititi u skladu s propisima i ovim Pravilnikom. 

Članak 3.

O ispravnoj primjeni odredaba ovoga Pravilnika skrbi Ravnatelj Knjižnice. 

II. UREDSKO POSLOVANJE KNJIŽNICE

Članak 4.

Uredsko poslovanje u Knjižnici obuhvaća primanje i pregled akata, upisivanje akata, dostavljanje akata u rad, administrativnu i tehničku obradu akata, otpremanje akata, razvođenje akata i njihovo arhiviranje i čuvanje. 

Članak 5.

1) Uredsko poslovanje u Knjižnici obavlja se u pisarnici, odnosno u prostoriji koju za to odredi Ravnatelj u dogovoru s osnivačem. 

(2) Poslove pisarnice, odnosno poslove iz članka 4. ovoga Pravilnika obavlja djelatnik koji ima uvjete (položen stručni ispit za to područje) i kojeg imenuje Ravnatelj. 

(3) Djelatnik iz stavka 2. ovoga članka odgovoran je za rad pisarnice. 

Tijela i djelatnici Knjižnice obvezni su završene predmete te dokumentaciju sa završenim poslovima, odnosno dokumentaciju koja im nije potrebna u radu i poslovanju, predati pisarnici najkasnije u roku 8 dana od zaključenja predmeta. 

Članak 6.

Na uredsko poslovanje, odnosno na poslovanje pisarnice u Knjižnici primjenjuju se odredbe Uredbe o uredskom poslovanju i Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata. 

III. PRIKUPLJANJE, OBRADA I ČUVANJE GRADIVA

Članak 7.

(1) Prikupljanje, zaprimanje, obrađivanje, evidentiranje, odabiranje i izlučivanje te 

zaštita od oštećenja i uništenja arhivskog i registraturnog gradiva ustrojava se u 

pismohrani Knjižnice. 

(2) Gradivo koje nastane u radu i poslovanju podružnice može se obrađivati i čuvati u

podružnici samo u skladu s posebnom odlukom Ravnatelja Knjižnice.

Članak 8.

Pisarnica je dužna dovršene predmete i riješene akte, odnosno dokumentaciju koja više nije potrebna za tekuće poslovanje, predati u pismohranu najkasnije u roku jedne godine. 

Članak 9.

(1) Dokumentacija, odnosno arhivsko i registraturno gradivo mora se pismohrani predati sređeno, cjelovito, popisano i tehnički primjereno opremljeno (stavljeno u odgovarajuće omote, fascikle, kutije, registratore, uveze, mape i sl.) te označeno. 

(2) O primopredaji gradiva iz stavka 1. ovoga članka sastavlja se zapisnik, koji obvezno sadrži popis predanog gradiva. Zapisnik o primopredaji izrađuje se u dva primjerka, a potpisuju ga predavatelj gradiva i radnik u pismohrani kao preuzimatelj gradiva. 

(3) Jedan primjerak zapisnika iz stavka 2. ovoga članka čuva predavatelj gradiva, a drugi čuva preuzimatelj gradiva. 

(4) Predavatelj gradiva u pismohranu dužan je prije predaje izraditi popis gradiva. 

(5) Istovrsno gradivo koje je nastalo u određenom razdoblju, treba se predati u cjelini. Ako se opravdano iz cjeline treba izdvojiti dio gradiva, to treba upisati u zapisnik iz stavka 2. ovoga članka. 

(6) Preuzimatelj gradiva treba prigodom primopredaje pregledati gradivo i provjeriti istinitost popisa iz stavka 4. ovoga članka. 

(7) Ako se tijekom primopredaje gradiva utvrdi da gradivo nije sređeno, primjereno opremljeno i popisano, preuzimatelj gradiva nije dužan preuzeti gradivo, ali je dužan uputiti predavatelja gradiva na ispravljanje propuštenog. 

Članak 10.

(1) Preuzeto gradivo raspoređuje se u ormare, odnosno na police u odgovarajućim prostorijama pismohrane. 

(2) Gradivo se u pismohrani razvrstava prema sadržaju, vremenu nastanka, vrsti gradiva i rokovima čuvanja. 

Članak 11.

(1) Gradivo koje je nastalo ili je zaprimljeno u elektroničkom obliku, treba se obvezno pohraniti tako da se podatci izdvoje iz izvornog sustava, odnosno iz sustava koji omogućuje brisanje, mijenjanje ili dodavanje podataka te pohrane u sustavu koji onemogućuje brisanje, mijenjanje ili dodavanje podataka. 

(2) Elektronički dokumenti i podatci obvezno se pohranjuju u najmanje dvije kopije, od kojih jedna kopija treba biti u sustavu koji omogućuje pristup, pretraživanje i prikazivanje podataka koji se predaju na pohranu, a druga kopija izvan toga sustava. 

(3) Kod pohrane gradiva u elektroničkom obliku treba se opisati obilježje zapisa, način osiguravanja njegova čuvanja i zaštita od neovlaštenog pristupa ili mijenjanja podataka, način provođenja izlučivanja te oblik i način predaje ovlaštenom arhivu. 

(4) Prigodom pohrane gradiva u elektroničkom obliku, najmanje jedanput godišnje, obvezno se provjerava cjelovitost i čitljivost svih kopija predanih elektroničkih zapisa. 

Članak 12.

(1) Za redovni rad pismohrane rabi se: 

ARHIVSKA KNJIGA, u kojoj se evidentira preuzimanje i predaja arhivskog i registraturnog gradiva 

ZBIRKA EVIDENCIJA O GRADIVU – ustrojena kao popis arhivskih jedinica unutar sadržajnih cjelina te kao opći popis cjelokupnog arhivskog i registraturnog gradiva  kojim Knjižnica raspolaže. 

(2) Zbirka evidencija o gradivu iz stavka 1. točke 2. ovoga članka sadrži redni broj, oznake, naziv, vrstu, vrijeme nastanka, količinu, rok čuvanja, tehničke podatke i napomene. 

IV. PROSTOR PISMOHRANE

Članak 13.

(1) U Knjižnici se, u suradnji s osnivačem i računovodstvenim servisom, osigurava primjeren prostor za pohranu i čuvanje te materijalnu (fizičko-tehničku) zaštitu gradiva. 

(2) Kada se u Knjižnici ne može osigurati primjeren prostor za pohranu i čuvanje gradiva, 

Ravnatelj treba sklopiti ugovor s pravnom ili fizičkom osobom kojoj će Knjižnica povjeriti pohranu i čuvanje gradiva. 

(3) Pohranu i čuvanje gradiva Ravnatelj može povjeriti samo pravnoj ili fizičkoj osobi koja raspolaže prostorom koji udovoljava uvjetima utvrđenim propisima i ovim Pravilnikom. 

Članak 14.

(1) Kao primjeren prostor za pohranu arhivskog i registraturnog gradiva u Knjižnici će se osigurati suhe i prozračne prostorije, zaštićene od požara i poplave: udaljene od mjesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se nalaze lakozapaljive tvari, bez vodovodnih, odvodnih, plinskih i električnih instalacija te razvodnih vodova i uređaja centralnog grijanja bez odgovarajuće zaštite. 

(2) Kao materijalna zaštita se osigurava:

  • obvezno zaključavanje prostorija pismohrane, zatvaranje prozora i isključivanje strujnog toka kada se u prostoriji ne boravi i radi, 
  • redovito čišćenje prostorija i pohranjenog gradiva te prozračivanje prostorija, 
  • održavanje u prostorijama primjerene temperature od 16 do 20°C i vlažnosti zraka od 45 do 55% ,
  • redovito otklanjanje nedostataka koji bi mogli prouzročiti oštećenje gradiva.

Članak 15.

(1) Prostorije u kojima je pohranjeno gradivo trebaju se opremiti odgovarajućim metalnim regalima, policama i ormarima. 

(2) Oprema iz stavka 1. ovoga članka mora biti dovoljno čvrsta i stabilna za potpuno opterećenje gradivom i dovoljno odmaknuta od zidova kako bi se omogućio protok zraka te međusobno razmaknuta za neometan prolaz i rukovanje gradivom. 

Članak 16.

Gradivo u pismohrani treba se uredno odložiti na police ili drugu primjerenu opremu. Gradivo se ne smije držati na podu, stolovima, stolcima ili drugim mjestima odnosno predmetima koji nisu namijenjeni za odlaganje gradiva. 

Članak 17.

U pismohranu mogu dolaziti i boraviti samo Ravnatelj i djelatnik kojeg ovlasti Ravnatelj. 

V. UPORABA GRADIVA U PISMOHRANI

Članak 18.

Uporabu gradiva u pismohrani odobrava Ravnatelj. 

Članak 19.

(1) Gradivo u pismohrani može se rabiti samo uz nazočnost Ravnatelja ili djelatnika kojeg odredi Ravnatelj. 

(2) Uporaba gradiva u pismohrani ostvaruje se neposrednim uvidom u traženo gradivo, izdavanjem kopija ili izdavanjem izvornika. 

(3) Izvorno gradivo može se izdati na privremenu uporabu samo uz odgovarajuću potvrdu (revers) i obvezan upis u knjigu (dnevnik) izdanog gradiva. Za uvid i izdavanje kopije gradiva dostatan je samo upis u evidenciju. 

(4) Revers iz stavka 3. ovoga članka izdaje se u tri primjerka, od kojih: 

– se jedan primjerak ostavlja na mjestu izdvojenog gradiva, 

– jedan primjerak zadržava Ravnatelj (tajnik) ili djelatnik pismohrane, 

– jedan primjerak zadržava tražitelj gradiva na uporabu. 

(5) Korisnik gradiva obvezan je gradivo vratiti u roku označenom u reversu. Nakon povratka gradivo se vraća na ranije mjesto, a primjerci reversa se poništavaju. 

Članak 20.

(1) Uporabu gradiva osobama izvan Knjižnice  koje za to imaju pravni interes, odobrava Ravnatelj  prema pisanom zahtjevu tih osoba. 

(2) Ravnatelj može uskratiti zainteresiranim osobama uporabu gradiva samo u slučajevima propisanim zakonom. 

Članak 21.

(1) Krajem svake kalendarske godine ili prije ulaganja novoga gradiva u pismohranu treba se obaviti provjera je li tijekom prethodnog razdoblja gradivo dano na privremenu uporabu vraćeno u pismohranu. 

(2) Provjeru iz stavka 1. ovoga članka obavlja Ravnatelj ili djelatnik kojeg on odredi. 

(3) Ako se uoči da posuđeno gradivo nije vraćeno, Ravnatelj je dužan poduzeti mjere za povrat gradiva. 

Članak 22.

Svaka osoba koja gradivo pravodobno ne vrati u pismohranu, gradivo ošteti ili uništi, odnosno na drugi način zlouporabi posuđeno gradivo, odgovorna je za nadoknadu štete Knjižnici prema Zakonu o obveznim odnosima. 

VI. ODABIRANJE I IZLUČIVANJE GRADIVA

Članak 23.

(1) Odabiranje i izlučivanje gradiva kojemu je prema propisima isteklo vrijeme čuvanja obavlja se  redovito, a najkasnije do pet godina od posljednjega postupka odabiranja i izlučivanja gradiva. 

(2) Gradivo se smije odabrati i izlučiti samo ako je sređeno i popisano u skladu s odredbama ovoga Pravilnika. 

(3) Odabiranje i izlučivanje gradiva obavlja se prema Pravilniku o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva te popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika. 

(4) Popis iz članka 1. stavka 2. ovoga pravilnika obvezno se dopunjuje, mijenja ili usklađuje kada se u radu i poslovanju  pojave vrste i oblici gradiva koje postojeći popis ne sadrži, kada se mijenja struktura gradiva ili kada nastanu razlozi za promjenu rokova čuvanja gradiva. 

Članak 24.

Rokovi čuvanja gradiva određuju se: 

  • prema propisima kojima su utvrđeni rokovi čuvanja gradiva, 
  • prema potrebi čuvanja gradiva u svezi sa zaštitom prava i interesa Knjižnice, njezinog osnivača, korisnika te djelatnika Knjižnice,
  • prema ocjeni iskoristivosti gradiva u svezi s radom i poslovanjem Knjižnice,
  • prema informacijskoj vrijednosti gradiva, 
  • prema vrijednosti gradiva kao izvora za povijesna, znanstvena, stručna ili druga istraživanja, 
  • prema interesu šire zajednice na čijem području  radi i djeluje Knjižnica.

Članak 25.

Rokovi čuvanja gradiva prema popisu iz članka 1. stavka 2. ovoga Pravilnika počinju 

teći: 

  • kod uredskih knjiga i evidencija: od kraja godine posljednjega upisa. 
  • kod vođenja postupaka: od kraja godine u kojoj je postupak okončan. 
  • kod rješenja, dopusnica, odobrenja, potvrda s ograničenim trajanjem: od kraja godine u kojoj su rješenja, dopusnice, odobrenja ili potvrde prestale vrijediti ili su se prestale primjenjivati. 
  • kod računovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije: od dana prihvaćanja završnog računa za godinu na koju se ta dokumentacija odnosi. 
  • kod personalnih listova: od godine nastanka personalnog lista. 
  • kod ostalog gradiva: od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.

Članak 26.

(1) Postupak za izlučivanje gradiva pokreće Ravnatelj Knjižnice. 

(2) Zaključkom o pokretanju postupka za izlučivanje Ravnatelj utvrđuje iz kojega će se gradiva izvršiti izlučivanje i određuje tko će i kada provesti postupak izlučivanja. 

(3) Za izlučivanje gradiva Ravnatelj može odrediti pojedinog djelatnika  ili tročlano povjerenstvo. 

(4)Djelatnik ili povjerenstvo iz stavka 3. ovoga članka dužno je pripraviti prijedlog za izlučivanje gradiva. Prijedlog mora sadržavati podatke o stvaratelju gradiva, opis gradiva iz kojega se treba izvršiti izlučivanje, podatke o starosti gradiva, odnosno vrijeme nastanka, podatke o namjeravanom vremenu i mjestu izlučivanja i uništavanja gradiva te obrazloženje provođenja postupka. Prijedlogu se treba priložiti popis gradiva koje se treba izlučiti. 

Članak 27.

(1) Prijedlog za izlučivanje gradiva Knjižnica dostavlja Državnom arhivu u Zadru (u daljem tekstu: Državni arhiv). 

(2) Državni arhiv donosi rješenje kojim prijedlog prihvaća i odobrava predloženo izlučivanje u cijelosti ili djelomično ili odbija prijedlog. 

(3) Nakon primitka rješenja Državnog arhiva kojim je odobreno predloženo izlučivanje, Ravnatelj Knjižnice donosi Rješenje o izlučivanju i uništenju izlučenog gradiva. 

(4) O postupku izlučivanja, odnosno uništenja izlučenog gradiva, sastavlja se zapisnik. Jedan primjerak zapisnika dostavlja se Državnom arhivu. 

Članak 28.

Kada gradivo koje se izlučuje, odnosno uništava, sadrži povjerljive ili osobne podatke, uništavanje gradiva treba obaviti tako da se trećima onemogući dostupnost tih podataka. 

Članak 29.

Izlučivanje i uništavanje gradiva evidentira se u ispravama iz članka 13. ovoga Pravilnika.

VII. PREDAJA GRADIVA OVLAŠTENOM DRŽAVNOM ARHIVU

Članak 30.

(1) Gradivo koje Knjižnici više nije potrebno u radu i poslovanju, Knjižnica će predati Državnom arhivu na način i u postupku propisanom Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima i Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima. 

(2) Knjižnica će predati arhivsko gradivo Državnom arhivu najkasnije u roku 30 godina od dana nastanka gradiva, odnosno ranije kada se o tome sporazume Državni arhiv i Knjižnica ili kada je to prijeko potrebno radi očuvanja arhivskog gradiva. 

Članak 31.

(1) Knjižnica će Državnom arhivu predati gradivo nakon provedenog postupka odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, pripremljeno i tehnički uređeno, označeno, popisano i u zaokruženim cjelinama za određeno razdoblje nastanka gradiva. 

(2) O predaji gradiva Knjižnice Državnom arhivu sastavlja se zapisnik, čiji je sastavni dio popis predanoga gradiva. 

VIII. ODGOVORNOST DJELATNIKA KNJIŽNICE ZA REGISTRATURNO I ARHIVSKO GRADIVO

Članak 32.

(1) Za pravilan ustroj i rad pisarnice i pismohrane Knjižnice  odgovoran je Ravnatelj. 

(2) Za pravilno obavljanje poslova u pisarnici i pismohrani odgovorni su djelatnici kojima je to obveza prema ugovoru o radu. 

Članak 33.

(1)  Knjižničari su odgovorni  za registraturno i arhivsko gradivo koje nastane u okviru njihova rada, od trenutka zaprimanja i obrade do predaje na daljnje čuvanje. 

(2) Ostali djelatnici Knjižnice odgovorni su za registraturno i arhivsko gradivo za koje su zaduženi. 

IX. PRIJELAZNE I ZAVRŠNE ODREDBE

Članak 34.

Izmjene i dopune ovog Pravilnika vrše se po istome postupku kao i donošenje ovog Pravilnika.

Članak 35.

Jedan primjerak ovoga Pravilnika mora biti trajno istaknut na vidljivom mjestu u pisarnici.

Članak 36.

Ovaj Pravilnik stupa na snagu 8 dana nakon objave na oglasnoj ploči Knjižnice, a primjenjuje se nakon dobivanja suglasnosti Državnoga arhiva ili istekom roka iz članka 17. stavka 3. Pravilnika o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva. 

Klasa: 612-04/19-01/29

Ur. broj: 2198/16-09/19-1

Biograd na Moru, 28. listopada 2019. 

Ravnateljica

Tihana Jurišić, mag. bibl.