Gradska knjižnica Biograd na Moru

Šetalište kneza Branimira 52

23210 Biograd na Moru

KLASA: 612-04/20-01/26

UR. BROJ: 2198/16-09-20-1

Biograd na Moru, 24. lipnja 2020.

Na temelju članka 4. Zakona o fiskalnoj odgovornosti (NN 111/18), članka 2. Uredbe o sastavljanju i predaji izjave o fiskalnoj odgovornosti i izvještaja o primjeni fiskalnih pravila (NN 95/19) te članaka 24., 35. i 40. Statuta Gradske knjižnice Biograd na Moru (Klasa: 612-02/19-01/19, Ur.broj: 2198/16-09-19-3 od 26. lipnja 2019. godine), ravnateljica Gradske knjižnice Biograda na Moru dana 24. lipnja 2020. godine donosi

PROCEDURU STVARANJA UGOVORNIH OBVEZA U GRADSKOJ KNJIŽNICI BIOGRAD NA MORU

Članak 1.

Procedura stvaranja ugovornih obveza uređuje detaljan tijek procesa stvaranja obveza u postupku nabave roba, radova i usluga, kao i nadležnosti, ovlaštenja i odgovornosti svih sudionika u postupcima nabave. 

Članak 2.

Procedura stvaranja ugovornih obveza donosi se u cilju zakonitog, namjenskog i svrhovitog korištenja sredstava te osiguranja učinkovitog i djelotvornog funkcioniranja sustava financijskog upravljanja i kontrola u Gradskoj knjižnici Biograd na Moru (u daljnjem tekstu: Knjižnica).

I. STVARANJE UGOVORNIH OBVEZA ZA KOJE NIJE POTREBNA PROCEDURA JAVNE NABAVE

Ukoliko postupak nabave roba, radova i usluga ne podliježe potrebi provođenja procedure javne nabave propisanog odredbama Zakona o javnoj nabavi (NN 120/16) već se radi o jednostavnoj nabavi, tada se stvaranje obveza provodi u skladu s Pravilnikom o provedbi postupka jednostavne nabave (Klasa: 612-04/19-01/34, Ur.broj: 2198/16-09/19-1 od 6. studenoga  2019. godine) po sljedećoj proceduri:

Broj
Aktivnost
Odgovornost
Dokument
Rok
1.
Prijedlog za pokretanje postupka nabave roba/usluga/roba/radova (dalje Prijedlog)
Svi djelatnici Knjižnice
Ponuda, narudžbenica, ugovor
Tijekom cijele godine
2.
Provjera stvarne potrebe za predmetom nabave
Ravnateljica
Uvidom u postojeće stanje
3 dana od zaprimanja Prijedloga
3.
Provjera je li Prijedlog u skladu s Financijskim planom/ Planom nabave
Ravnateljica
Ako Prijedlog JE u skladu s Financijskim planom/Planom nabave – odobrenje za izdavanje narudžbenice/sklapanje ugovora ili odluka o provođenju postupka nabave Ako Prijedlog NIJE u skladu s Financijskim planom/Planom nabave – odbacivanje Prijedloga ili predlaganje izmjena Financijskog plana i Plana nabave
7 dana od zaprimanja Prijedloga
4.
Provođenja postupka nabave
Ravnateljica i/ili djelatnici koje ravnateljica ovlasti
Sukladno Pravilniku o provedbi postupka jednostavne nabave
30 dana od dana odobrenja

II. STVARANJE UGOVORNIH OBVEZA ZA KOJE JE POTREBNA PROCEDURA JAVNE NABAVE

Članak 4.

Ukoliko postupak nabave roba, radova i usluga podliježe potrebi provođenja procedure javne nabave propisane odredbama Zakona o javnoj nabavi (NN 120/16), stvaranje obveza provodi se po sljedećoj proceduri:

Broj
Aktivnost
Odgovornost
Dokument
Rok
1.
Prijedlog za pokretanje postupka nabave roba/usluga/roba/radova (dalje Prijedlog)
Svi djelatnici Knjižnice
Prijedlog ili zahtjev s opisom potrebne robe, opreme, usluga ili radova i okvirna cijena
Mjesec dana prije pripreme Financijskog plana/Plana nabave
2.
Uključivanje Prijedloga u Financijski plan/Plan nabave
Ravnateljica
Financijski plan/ Plan nabave
Krajem tekuće godine za sljedeću godinu/60 dana od dana donošenja Financijskog plana
3.
Priprema tehničke i natječajne dokumentacije
Ako proces nije centraliziran na razini osnivača, nositelji pojedinih poslova i aktivnosti
Tehnička i natječajna dokumentacija
Minimalno 30 dana prije predviđenog početka postupka javne nabave
4.
Pokretanje postupka javne nabave
Osnivač ili osoba s certifikatom i ravnateljica
Odluka o provođenju postupka javne nabave
Nakon primitka potrebne dokumentacije
5.
Provođenje postupka javne nabave
Ovlašteni djelatnici Knjižnice i/ili ravnateljica
Objava u EOJN -elektroničkom oglasniku javne nabave
7 dana od dana donošenja Odluke o provođenju postupka javne nabave
6.
Odabir ponuditelja ili poništenje postupka javne nabave
Ravnateljica
Odluka o odabiru ili Odluka o poništenju postupka javne nabave na osnovi rezultata pregleda i ocjene pristiglih ponuda
U roku predviđenom u natječaju
7.
Sklapanje ugovora o javnoj nabavi ili okvirnog sporazuma
Ravnateljica
Ugovor o javnoj nabavi ili okvirni sporazum potpisan od obje strane
Nakon isteka žalbenog roka previđenog u natječaju

Članak 5.

Kod nabave roba, usluga ili radova sastavlja se ugovor kojega svojim potpisom potvrđuje ravnateljica. Prijedlog ugovora može bit sastavljen i od strane dobavljača ukoliko je to uobičajeno u njegovom poslovanju.

U ugovorima trebaju detaljno biti utvrđene vrste robe, radova ili usluga koja se nabavlja, točna količina, vrijednost ugovora, rok za plaćanje, način plaćanja i instrumenti osiguranja plaćanja. Također je potrebno je pozvati na prihvaćenu ponudu kao osnovu osiguranja.

Članak 6.

Narudžbenica mora biti ispunjena na način da se vidi koja se vrsta robe, radova ili usluga nabavlja uz detaljnu specifikaciju jedinica mjera, količina, jediničnu cijenu te ukupnu cijenu. 

Narudžbenica mora sadržavati podatke o dobavljaču (naziv i OIB), redni broj i datum narudžbe. 

Narudžbenica mora biti potpisana od strane naručitelja i ravnateljice.

Narudžbenice ne trebaju biti pisane isključivo na obrascima narudžbenice, već mogu biti kreirane u sustavu Knjižnice, poslane elektronski ili popunjene prema predlošku dobavljača, ali moraju sadržavati tražene elemente.

Po primitku e računa jedan se primjerak narudžbenice dostavlja u računovodstvo, a drugi se arhivira u Knjižnici (u elektronskom i tiskanom obliku).

Članak 7.

Ova Procedura stvaranja ugovornih obveza Gradske knjižnice Biograd na Moru stupa na snagu danom donošenja i objavit će se na mrežnoj stranici Knjižnici.

Ravnateljica

Tihana Jurišić, mag. bibl.